Cách đối phó với người quản lý vi mô trong thế giới COVID-19

Từ The Cohort, bản tin của Poynter về phụ nữ đá đít trên phương tiện truyền thông kỹ thuật số

Nếu sếp của bạn là một người quản lý vi mô nghiêm túc như 'Rebecca', có lẽ bạn cần giải quyết vấn đề cơ bản: lòng tin. (Sara O'Brien)

Bài báo này ban đầu xuất hiện trong một số báo của The Cohort, bản tin của Poynter dành cho những người phụ nữ đá đít trên phương tiện truyền thông kỹ thuật số. Tham gia cuộc trò chuyện tại đây.

Từ ngày làm báo cho trường cấp 2 năm lớp 9, tôi đã bị cuốn theo. Tất cả các buổi hội thảo, thực tập và ngoại khóa mùa hè sau đó của tôi đều được thực hiện để giúp tôi đạt được mục tiêu cuối cùng của mình vào thời điểm đó: theo học trường báo chí tại Northwestern.

Bản thân tuổi teen của tôi không bao giờ có thể ngờ rằng mình sẽ đi đúng hướng mà sự nghiệp của tôi đang có - sự kết hợp độc đáo giữa biên tập và công nghệ tại không chỉ một công ty công nghệ, mà là ba công ty: một công ty khởi nghiệp được thành lập bởi một trong những nhân viên đầu tiên của Google, LinkedIn , và bây giờ, Prezi.

Mặc dù các kế hoạch của tôi không kết thúc chính xác như tôi mong đợi, nhưng đó là một quyết định mà tôi chưa bao giờ nhìn lại. Một phần lớn của điều đó là do những người mà tôi đã hợp tác cùng, cả về năng lực biên tập và chức năng chéo, bao gồm các kỹ sư, giám đốc sản phẩm, nhà tiếp thị, nhà khoa học dữ liệu, v.v. Tại mỗi công ty mà tôi đã từng làm việc, tôi đủ may mắn khi chỉ được làm việc với những người quản lý thể hiện những đặc điểm mà hầu hết mọi người đều đồng ý xác định một nhà quản lý thực sự tuyệt vời: đồng cảm, trao quyền, hỗ trợ và tin tưởng, trong số những người khác.

Nhưng tôi biết tình hình của tôi không phải là chuẩn mực.

Khi nhiều người trong chúng ta bước vào một tháng cách ly nữa, chúng ta đang trải nghiệm những cách làm việc và sinh hoạt mới đi kèm với những thách thức riêng.

Carrie Holt, một nhà sản xuất điều hành kỹ thuật số tại Local Now cho biết: “Luôn cập nhật tin tức hàng ngày về đại dịch coronavirus là một thách thức và các nhà lãnh đạo tòa soạn muốn thành công.

Holt đã trải nghiệm “sự chia sẻ công bằng” của mình đối với những người quản lý vi mô trong suốt hơn 20 năm sự nghiệp của mình trong lĩnh vực tin tức và truyền thông kỹ thuật số và cho biết xu hướng quản lý vi mô có thể tăng lên do đại dịch.

Ông Hold nói: “Mọi lãnh đạo tòa soạn đều muốn tin tức của họ về COVID-19 là tốt nhất, dẫn đầu về xếp hạng và giành được giải thưởng. “Áp lực là đối với các nhóm biên tập trong việc cung cấp các kết quả phi thường và rất khó để một người quản lý có thể đứng lại và để điều đó xảy ra”.

May mắn thay, có những mẹo về cách đặt kỳ vọng và giao tiếp rõ ràng để bạn có thể hoạt động hiệu quả và lý tưởng nhất là theo lịch trình của riêng bạn.

Làm cho các ưu tiên rõ ràng

Một trong những lý do lớn nhất khiến các nhà quản lý vi mô quản lý là do thiếu sự tin tưởng, Iwo Szapar , Giám đốc điều hành của Remote-how, một nền tảng được cung cấp bởi và dành cho các nhà lãnh đạo của các nhóm phân tán. Đối với nhân viên, điều quan trọng là yêu cầu người quản lý trình bày rõ ràng về những gì họ mong đợi ở bạn.

“Để xây dựng lòng tin này, bạn nên khuyến khích người quản lý đặt ra các mục tiêu và ưu tiên rõ ràng,” Szapar nói. 'Nó có thể là hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng để chúng tôi biết những gì nên được giao và những gì là thời hạn.'

Đối với người quản lý, điều quan trọng là phải hiểu cách nhóm của bạn hoạt động tốt nhất. Cheryl Carpenter, giảng viên lãnh đạo Poynter, cho biết:

“Điều gì có vẻ giống như một đăng ký thông thường đối với bạn với tư cách là người quản lý có thể giống như quản lý vi mô đối với họ,” Carpenter nói. “Đó là về việc hiểu rõ con người của bạn và biết mức độ độc lập mà họ mong đợi - và thành thật mà nói, nếu họ đã giành được nó.”

Nếu bạn vẫn cảm thấy được quản lý vi mô ngay cả khi các ưu tiên đã được thiết lập, Adrienn Hopkins , Giám đốc nguồn nhân lực của Prezi (và đối tác nhân sự tận tâm của tôi để giúp tôi vượt qua các tình huống khó khăn tại nơi làm việc) khuyên bạn nên lùi lại một bước và sử dụng khuôn khổ ưu tiên như Ma trận Eisenhower để kiểm tra kỹ xem bạn có đang hoàn thành các nhiệm vụ mà bạn và người quản lý của bạn đã phù hợp hay không.

Hopkins cho biết: “Thật dễ dàng để mất theo dõi mức độ ưu tiên và theo kịp những gì người quản lý của bạn đang tìm kiếm khi mọi người đều ở xa và căng thẳng”.

Công nghệ có thể là bạn của bạn

Khi bạn đã thiết lập các ưu tiên với người quản lý của mình, các sản phẩm như Slack, Zoom, Trello và Google Documents giúp chia sẻ cập nhật và cộng tác với đồng nghiệp dễ dàng hơn nhiều. Công nghệ thậm chí còn quan trọng hơn khi công việc từ thử nghiệm tại nhà này phát triển thành một giải pháp lâu dài hơn cho một số công nhân .

Tại Prezi, chúng tôi sử dụng Giá video cho cả cuộc họp video không đồng bộ và trực tiếp để giữ liên lạc với nhau (và để làm cho cuộc họp của chúng ta vui vẻ hơn!).

Hầu hết chúng ta sẽ quen thuộc với các cuộc họp video trực tiếp. Giao tiếp không đồng bộ có thể ít phổ biến hơn trong tổ chức hoặc tòa soạn của bạn, nhưng nó có thể là điều bạn muốn đưa ra như một cách làm việc mới với sếp của mình.

Không đồng bộ là giao tiếp xảy ra vào những thời điểm khác nhau, có nghĩa là bạn không nên mong đợi (và có thể sẽ không nhận được) phản hồi ngay lập tức. Theo Samantha Lee , một người ủng hộ cộng đồng tại GitLab, công ty điều khiển từ xa lớn nhất thế giới. Đối với các nhà báo, giao tiếp không đồng bộ có thể đặc biệt hữu ích cho các dự án cộng tác hoặc dài hạn.

Viết nó ra, sau đó viết ra một số chi tiết

Không thể phủ nhận tác động của công nghệ trong việc hỗ trợ công việc từ xa, nhưng nó chỉ có thể tiến xa nếu không có nền tảng thích hợp. Đó là nơi xuất hiện tài liệu.

Với việc các nhóm trải đều và làm việc từ phòng ngủ, phòng tắm và “văn phòng” tại nhà ở các múi giờ khác nhau, người quản lý và đồng đội có thể khó theo dõi xem ai đang làm việc gì và khi nào.

GitLab’s Lee cho biết, để cung cấp sự minh bạch hơn, các công ty truyền thông và tin tức nên áp dụng sự kết hợp giữa giao tiếp và tài liệu không đồng bộ, GitLab’s Lee cho biết (bạn có thể đã xem GitLab’s Playbook từ xa thực hiện các vòng trực tuyến, ủng hộ cho giao tiếp không đồng bộ).

“Tài liệu và công việc không đồng bộ hóa đi đôi với nhau. Với tài liệu tốt, các câu hỏi đã được trả lời và các quy trình được ghi lại - vì vậy các nhà quản lý không cần phải lo lắng về việc sẵn sàng đào tạo hoặc trả lời các câu hỏi, ”Lee nói. Đối với nhân viên, 'công việc không đồng bộ, kết hợp với tài liệu, cho phép các nhóm trở nên tự túc, hiệu quả và đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.'

Các bản cập nhật và tài liệu không cần phải chính thức để có tác động. Một tin nhắn Slack đơn giản có thể đi được một chặng đường dài.

Thực hành sự đồng cảm

Tất cả chúng ta đều ở trong một tình huống khiến cuộc sống của chúng ta bị đảo lộn theo những cách khác nhau. Một cách để chống lại bất kỳ căng thẳng nào là thông cảm cho nhau.

“Các nhà quản lý chịu trách nhiệm về tính chính xác của câu chuyện và kiểm soát chất lượng theo thời hạn cực kỳ chặt chẽ. Áp lực là phải đưa ra quyết định đúng và họ cũng đang cảm thấy căng thẳng ”, Local Now’s Holt nói.

Rajendrani Mukhopadhyay, biên tập viên điều hành tại C&EN BrandLab, trước đây được gọi là người quản lý vi mô. Theo Mukhopadhyay, người có hai báo cáo trực tiếp và 20 dịch giả tự do báo cáo cho cô ấy, cô ấy tự nhiên chú ý đến các chi tiết. Nhưng sau khi nhận được phản hồi rằng điều này xảy ra như là quản lý vi mô, cô ấy đã thực hiện các điều chỉnh cho phép cô ấy loại bỏ một số chi tiết và tập trung vào bức tranh lớn hơn.

“Một điều mà tôi nhận ra là tôi chưa bao giờ đưa ra các báo cáo trực tiếp của mình về“ lý do tại sao ”.“ Tại sao tôi liên tục làm việc với họ, tại sao tôi lại hỏi họ? ”” Cô nói. “Tôi là người cần giao tiếp rõ ràng thường xuyên. Nỗi sợ hãi về những quả bóng bị rơi là điều khiến tôi liên tục thắc mắc. Nhưng nếu bạn trao đổi rõ ràng và thường xuyên với tôi rằng mọi thứ đang trong tầm kiểm soát hoặc mọi thứ đang đi chệch hướng nhưng [bạn nói] 'Tôi có nó và tôi đã kiểm soát được nó', thì tôi ổn. '

Một cách khác để có được sự đồng cảm là đưa ra những ý định tốt nhất.

“Trong những năm gần đây, tôi đã đối mặt với một ông chủ hỏi ý kiến ​​của tôi, sau đó chất vấn tôi vì một người quản lý ở bộ phận khác có thể đã đề xuất một điều gì đó khác biệt,” Holt nói. “Có vẻ như anh ấy đang dựa vào người đó vì họ đã làm việc cùng nhau trong quá khứ. Cuối cùng, tôi đã nói với sếp của mình, 'Tôi biết điều đó thật khó khăn cho bạn, nhưng tôi cần bạn tin tưởng ở tôi.' Sau đó, sếp của tôi đã ngừng đoán già đoán non về tôi. Anh ấy sẽ chỉ đặt câu hỏi nếu anh ấy thực sự không hiểu lý do đằng sau quyết định của tôi. Tóm lại, anh ấy thậm chí còn không nhận ra mình đang làm điều đó cho đến khi tôi khiến anh ấy chú ý ”.

Nói nó ra

Như trong trường hợp của Holt, có một cuộc trò chuyện trung thực có thể là tất cả những gì cần thiết để giải quyết một tình huống khó khăn khác.

“Khi chúng ta cảm thấy rằng chúng ta đang bị quản lý vi mô, chúng ta cảm thấy khó chịu, bực bội và chúng ta dễ rơi vào các giả định - anh ấy / cô ấy nghĩ rằng tôi không làm việc hoặc làm việc không đủ,” Prezi’s Hopkins giải thích. “Chỉ ra các ví dụ và tác động đến bạn, công việc và năng suất của bạn. Trò chuyện mang lại cho bạn và người quản lý cơ hội xây dựng mối quan hệ và sự cộng tác bền chặt hơn. ”

Poynter’s Carpenter khuyên bạn nên suy nghĩ về ba điều trước khi tiếp cận người quản lý của bạn:

1. Hãy tự hỏi bản thân: Người này thiếu điều gì mà tôi có thể kiểm soát? “Tự hỏi bản thân về hành vi để thay đổi. Quản lý vi mô xuất phát khi người đó không nhận đủ thông tin. ”
2. Hiểu bối cảnh. “Người này thường là người quản lý vi mô hay người này đang quản lý vi mô cho dự án này? Đó có thể là một chương trình làm việc mà bạn không biết. Hãy hỏi họ, 'Hãy cho tôi biết về kết quả của dự án này và bạn hy vọng điều gì và lo lắng của bạn là gì?'
3. Lập kế hoạch cho một cuộc trò chuyện khó khăn. Khi bạn cho sếp của mình biết rằng bạn không cảm thấy như anh ấy / cô ấy tin tưởng bạn, điều đó thường khiến ai đó chú ý, Carpenter nói. “[Tin tưởng] là một từ lớn. Nếu họ nói rằng họ không tin tưởng bạn, bạn phải sẵn sàng ngay lập tức và hỏi họ cách bạn có thể trấn an họ. '

Szapar có lẽ tóm tắt điều đó tốt nhất: “Tất cả đều bắt nguồn từ sự tin tưởng và trao quyền cho mọi người nắm quyền làm chủ để họ cảm thấy có trách nhiệm. Đây là cách tốt nhất để tất cả chúng ta có thể thoát khỏi tình trạng quản lý vi mô ”.

Để có thêm thông tin chi tiết, cộng đồng và các cuộc trò chuyện đang diễn ra về phụ nữ trên phương tiện truyền thông kỹ thuật số, hãy đăng ký nhận Nhóm thuần tập trong hộp thư đến của bạn vào Thứ Ba hàng tuần.