Làm thế nào để làm cho các dữ kiện khó đọc trở nên dễ dàng

Cửa chớp.

Một phiên bản của bài tiểu luận này gần đây đã được xuất bản trong Thế giới nghiên cứu .

Cuốn sách mới của tôi 'Giết em yêu của anh' không phải là một bộ phim kinh dị bí ẩn. Đó là một cuốn sách về viết sách - khoảng 50 cuốn trong số đó. Bất chấp sự khác biệt của chúng, các hướng dẫn viết đều nhất quán về cách làm cho một văn bản rõ ràng và dễ hiểu.

Đây là sự khôn ngoan lâu bền, được tóm tắt trong một tá chiến lược.

Khi bạn đã sẵn sàng ngồi vào bàn phím và viết, bạn có thể đã biết quá nhiều. Nói cách khác, bạn đã quên rằng chỉ một thời gian trước đây bạn là một người ham học hỏi. Đừng viết thư cho khán giả, nhưng hãy tưởng tượng cách bạn sẽ bắt đầu giải thích chủ đề của mình cho một người ngồi cạnh bạn trên ghế băng.

Các nhà văn nói về việc muốn đạt được một tiếng nói đích thực. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, không ai nói to. Văn bản sắp ra khỏi trang hoặc màn hình. Nhưng bạn có thể tạo ra ảo tưởng về một người nào đó đang nói chuyện với người khác. Công cụ mạnh mẽ nhất để đạt được điều này là gọi người đọc trực tiếp là “bạn”.

Giáo viên dạy viết tuyệt vời Don Murray đã dạy bài học này cho vô số nhà văn: “Sử dụng từ ngắn hơn, câu ngắn hơn và đoạn văn ngắn hơn ở những điểm phức tạp nhất.” Quá thường xuyên, người đọc bị phun ra bởi những câu dài phức tạp và không thể theo kịp. Hãy coi khoảng thời gian này như một dấu hiệu dừng lại. Càng nhiều biển báo dừng, tốc độ càng chậm, điều này rất tốt nếu bạn đang cố gắng làm rõ điều gì đó.

Tất cả chúng tôi đều đa ngôn ngữ, có nghĩa là chúng tôi thuộc rất nhiều câu lạc bộ ngôn ngữ khác nhau. Ông tôi là người Ý. Bà tôi là người Do Thái. Tôi có bằng văn học Anh. Tôi chơi trong một ban nhạc rock. Tôi đã huấn luyện các cô gái bóng đá. Mỗi trải nghiệm đó đã dạy tôi giao tiếp bằng một phương ngữ khác nhau. Khi báo cáo chuyên đề kỹ thuật, tôi phải học ngoại ngữ chuyên ngành. Nhưng độc giả ở ngoài vòng lặp và sẽ không hiểu biệt ngữ, trừ khi tôi dạy nó cho họ.

Tôi học được điều này từ nhà văn kiêm biên tập viên Bill Blundell của Wall Street Journal. “Mục tiêu của tôi,” anh ấy nói với tôi, “là viết một câu chuyện WSJ mà không có một con số nào. Nếu tôi không thể làm điều đó, thì đó là viết một câu chuyện chỉ với MỘT con số thực sự quan trọng. ” Không bao giờ bị tắc nghẽn một loạt các số trong một đoạn văn; hoặc tệ hơn, ba đoạn văn. Người đọc không học theo cách đó.

Tôi học được điều này từ nhà thiết kế tin tức tốt nhất thế giới, Mario Garcia. Một cách để xử lý các con số - hoặc thông tin kỹ thuật khác - là phân phối nó một cách trực quan. Một số thứ - như chỉ đường du lịch - rất khó để chuyển tải trong một văn bản. Một bản đồ định vị có thể tốt hơn. Nhưng hãy nhớ điều này: Chỉ vì nó tồn tại trong một hình ảnh không có nghĩa là nó sẽ dễ hiểu. Kiểm tra nó ra.

Hãy tưởng tượng một câu chuyện trong đó một thành phố đang xin tài trợ để xây dựng một nhà máy tái chế nước thải. 'Họ sẽ làm gì?' hỏi tòa soạn thành phố. 'Chúng ta sẽ uống nước thải ở thị trấn này chứ?' Phóng viên nói thẳng với anh ta: “Không, Mike, anh không uống đâu. Nhưng bạn có thể tưới bãi cỏ của mình bằng nó. Và những người lính cứu hỏa có thể dập lửa với nó. Và nó sẽ tiết kiệm rất nhiều tiền cho người đóng thuế, đặc biệt là trong thời kỳ hạn hán ”.

Một lời khuyên thông thường khi viết là “Hãy nhận ra một câu trích dẫn hay trong câu chuyện.” Từ khóa ở đó không phải là “cao” mà là “tốt”. Nếu bạn đang làm một câu chuyện hóc búa, bạn sẽ phỏng vấn các chuyên gia, vì vậy hãy cẩn thận. Các chuyên gia có một cách để thể hiện chuyên môn của họ bằng cách sử dụng biệt ngữ. Bạn không cần phải tỏ ra bất lịch sự: “Bạn có thể đưa nó cho tôi bằng tiếng Anh đơn giản không, Tiến sĩ?” Nhưng bạn có thể lặp lại các câu hỏi chẳng hạn như 'Nó sẽ hoạt động như thế nào?' 'Bạn có thể cho tôi một ví dụ khác không?' 'Bạn có thể nhắc lại điều đó được không? Tôi muốn đảm bảo rằng tôi đã làm đúng. '

Báo cáo cung cấp thông tin cho người đọc. Câu chuyện tạo ra trải nghiệm. Chúng tôi có một từ mô tả một câu chuyện thu nhỏ. Nó được gọi là một giai thoại. Bạn có thể kể một trong một đoạn văn, thậm chí có thể chỉ trong một vài câu. 'Họ đập vào một thùng rác trong đào để người đánh biết rằng anh ta đang nhận được một quả bóng đường cong.' Bạn có thể trải nghiệm điều đó, mặc dù tôi đã chuyển tải nó trong một vài từ.

Tôi nhớ một bài báo của Wall Street Journal bắt đầu bằng câu chuyện về một người phụ nữ chết trong nhà xác. Chồng cô đứng bên cạnh nhìn muội muội trên mặt, vết thương gần thái dương mà tử vong. Tại sao chúng ta đọc về cô ấy? Bởi vì cô ấy là người phụ nữ đầu tiên được biết đến là đã thiệt mạng trong một thảm họa hầm mỏ. Vậy thì sao? Khi ngày càng có nhiều phụ nữ tham gia công việc chỉ giới hạn ở nam giới, họ phải chia sẻ những lợi ích và nguy hiểm.

Có lẽ tôi nên đặt tiêu đề này là “12 bí mật của việc viết rõ ràng.” Khi tôi sử dụng từ “bí mật” trong tiêu đề hoặc tiêu đề, khán giả dường như chú ý hơn. Tại sao phụ nữ có thành tích học tập tốt hơn nhiều so với nam giới trong thập kỷ qua? Bí mật nào khiến bộ phim Hàn Quốc đoạt giải Phim hay nhất của Viện hàn lâm là gì? Cách tốt nhất cho sinh viên tốt nghiệp đại học để thu hồi nợ là gì? Tôi nghiện bất kỳ câu chuyện nào có cụm từ: “Đây là cách nó hoạt động”.

Tôi đã dạy những bài học này cho các doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, liên đoàn lao động và các cơ quan chính phủ, các địa điểm, để trích dẫn một khách hàng “Ngôn ngữ chết ở đâu”. Tôi đã hỏi một biên tập viên, 'Có lý do gì khiến đoạn văn đó phải dài 417 từ không?' Sự vắng mặt của khoảng trắng đó đã tạo ra một khối dày đặc, không thể xuyên thủng. Tôi đã gợi ý hãy đọc to nó và bạn sẽ có thể nghe thấy những khoảng ngắt quãng tự nhiên.

Các câu rõ ràng nhất hầu như luôn giữ chủ ngữ và động từ ở gần đầu. Khi chủ ngữ và động từ trong mệnh đề chính bị tách rời, mọi kiểu nói bậy đều có thể xảy ra.

Công việc của bạn với tư cách là một nhà văn không chỉ là đổ dữ liệu. Công việc của bạn là chịu trách nhiệm về những gì người đọc biết và hiểu vì lợi ích chung. Bây giờ bắt đầu.

Thoải mái để Tải xuống và chia sẻ hình ảnh này theo bất kỳ cách nào bạn muốn.

Ren LaForme / Poynter

Roy Peter Clark dạy viết tại Poynter. Có thể liên lạc với anh ấy qua email tại email hoặc trên Twitter tại @RoyPeterClark.