10 mẹo hàng đầu để có được hồ sơ công khai

Andrew Lewin / Flickr

Bạn đã bao giờ bị từ chối hồ sơ công khai chưa? Hoặc tệ hơn, yêu cầu của bạn đã bị bỏ qua?

Các nhà báo sinh viên tại Đại học Indiana đã giải quyết những thất vọng đó vào mùa xuân vừa qua khi họ đưa 90 cơ quan quận vào cuộc kiểm tra yêu cầu quyền truy cập kỹ thuật số vào hồ sơ công cộng . Các sinh viên nhận thấy rằng hơn một nửa số cơ quan không tuân thủ các yêu cầu cơ bản. Một phần ba thậm chí không bao giờ phản hồi.

Giáo sư Gerry Lanosga, đã gửi ảnh

Trợ lý giáo sư Gerry Lanosga đã hướng dẫn các sinh viên và nói dự án đã cho họ thấy những thách thức mà nhiều phóng viên phải đối mặt khi yêu cầu ghi chép.

Lanosga biết rõ cuộc đấu tranh. Trong gần hai thập kỷ làm báo, ông đã đấu tranh cho các hồ sơ công khai và giành được nhiều giải thưởng cho bài báo của mình, bao gồm huy chương Tự do Thông tin từ các Phóng viên và Biên tập viên Điều tra. Ông cũng là chủ tịch của Liên minh Indiana vì Chính phủ Mở.

Tôi đã hỏi Lanosga lời khuyên nào mà anh ấy dành cho các nhà báo và anh ấy đã chia sẻ 10 mẹo hàng đầu để có được hồ sơ công khai:

1. Biết luật

   Quan trọng nhất, biết luật, chương và câu. Bạn nên thường xuyên đọc qua luật hồ sơ công khai của tiểu bang mình và đánh dấu các phần đặc biệt quan trọng. Điều quan trọng là bạn phải biết các luật này cũng như hoặc tốt hơn các quan chức nhà nước mà bạn sẽ giao dịch. Và đừng bỏ qua phần mở đầu hoặc tuyên bố về mục đích lập pháp. Những điều khoản đó có thể mạnh hơn những điều khoản cụ thể. Ví dụ, ở Indiana, Đạo luật Tiếp cận Hồ sơ Công cộng quy định rằng luật phải được đọc và giải thích một cách tự do. Điều đó cung cấp một lập luận mạnh mẽ cho các quan chức để làm mọi thứ có thể để công khai thông tin thay vì giấu kín.

2. Đừng bắt đầu với những khẩu súng rực lửa

   Mặc dù bạn có thể biết luật đủ rõ để sử dụng luật này như một trò đùa, nhưng đừng bắt đầu bằng những khẩu súng rực lửa. Đơn giản chỉ cần yêu cầu ghi lại; có những quan chức biết nghĩa vụ của họ và sẽ sẵn sàng tuân thủ. Vì vậy, đừng ngay lập tức sử dụng một bản sao luật và dùng nó đập vào đầu một nhân viên. Hãy thử cách này: Thay vì gửi email yêu cầu hồ sơ, hãy đến văn phòng của cơ quan và yêu cầu xem hồ sơ. Thường thì một chuyến thăm cá nhân sẽ hiệu quả hơn một yêu cầu ảo.

3. Bắt họ làm công việc

   Hầu như mọi mẩu giấy vụn - thậm chí là một tờ giấy nhớ hay một chiếc khăn ăn mà một quan chức đã viết nguệch ngoạc và lưu lại - đều là một bản ghi mà bạn nên coi là một trò chơi công bằng cho yêu cầu. Đừng tưởng tượng lý do tại sao các quan chức có thể không công bố hồ sơ - yêu cầu họ thực hiện công việc và cho bạn biết lý do tại sao họ nghĩ rằng họ được phép giữ lại hồ sơ đó. Nhiều luật của tiểu bang yêu cầu các quan chức cung cấp các lý do cụ thể theo luật định cho các quyết định từ chối yêu cầu hồ sơ của họ.

4. Kiểm tra trực tuyến trước

   Hãy nhớ kiểm tra trực tuyến trước để bạn không làm phiền đại lý với yêu cầu về thứ gì đó đã có sẵn. Nhưng cũng nên nhớ rằng những gì trực tuyến chỉ là một phần nhỏ của thông tin mà các cơ quan chính phủ tạo ra. Trong khi lĩnh vực này không ngừng được cải thiện, các hồ sơ trực tuyến được lựa chọn cẩn thận và thường không đầy đủ. Một kỹ năng tốt là nghĩ về những gì không có ở đó.

5. Nhận các biểu mẫu và cơ sở dữ liệu

   Việc đưa ra yêu cầu kỷ lục hẹp là điều đáng mừng khi bạn biết mình đang tìm kiếm thứ gì, nhưng những cuộc thám hiểm câu cá cũng không sao cả, bởi vì không ai bắt được cá mà không đi câu trước. Đặt một mạng lưới rộng rãi khiến một số quan chức tức giận, nhưng bạn không bắt buộc phải biết những gì trong hồ sơ để yêu cầu nó. Mẹo chuyên nghiệp: yêu cầu danh sách các biểu mẫu và cơ sở dữ liệu của đại lý - đó là hồ sơ công khai! Sau đó, yêu cầu một bộ đầy đủ nghe có vẻ thú vị nhưng chưa bao giờ được yêu cầu. Bạn có thể thấy không có gì đáng tin cậy cả. Hoặc bạn có thể tình cờ đọc được câu chuyện lớn nhất trong sự nghiệp của mình.

6. Yêu cầu nó bằng mọi cách

   Ngay cả khi bạn nghĩ rằng một hồ sơ có thể được miễn tiết lộ theo quy chế, hãy tiếp tục và yêu cầu nó. Đôi khi các quan chức có quyền phát hành hồ sơ, và bạn có thể lấy nó. Nếu có điều khoản luật định cho việc phát hành tùy ý, hãy đưa ra lập luận chặt chẽ dựa trên tầm quan trọng công khai của thông tin.

7. Đừng lấy 'không' cho một câu trả lời

   Nếu một đại lý từ chối cung cấp hồ sơ cho bạn, đừng chỉ nhận một câu trả lời là không. Thúc đẩy một biện minh pháp lý cụ thể cho việc từ chối. Và sau đó đừng ngại lướt qua đầu ai đó. Ví dụ, bước đầu tiên có thể là một cách tiếp cận không chính thức đối với người đứng đầu cơ quan hoặc thị trưởng. Ngoài ra, luật hồ sơ thường chỉ định một quy trình để chính thức kháng nghị lời từ chối ban đầu, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn biết các quy tắc và sau đó sử dụng chúng khi được bảo đảm.

8. Hãy hoài nghi

   Đặc biệt hoài nghi đối với những lời từ chối chung - khi các cơ quan tuyên bố rộng rãi về tính bảo mật trong việc từ chối tiết lộ hồ sơ. Nhiều luật hồ sơ của tiểu bang (cũng như Đạo luật Tự do Thông tin của liên bang) cấm các cơ quan giữ lại toàn bộ tài liệu chỉ vì một phần của tài liệu là bí mật. Thay vào đó, họ phải loại bỏ hoặc cắt bỏ các phần bí mật (lưu ý tài liệu đã được biên tập lại và lý do theo luật định để làm như vậy) và sau đó phát hành phần còn lại của tài liệu. Redaction có thể gây khó chịu, nhưng đôi khi bạn có thể sử dụng nó để có lợi cho mình. Một ví dụ: hồ sơ kỷ luật của trường. Trích dẫn Đạo luật Quyền riêng tư và Quyền Giáo dục Gia đình (FERPA), nhiều trường sẽ đơn giản từ chối cung cấp bất kỳ hồ sơ nào liên quan đến các trường hợp kỷ luật học sinh. Bạn sẽ không thắng trong một cuộc tranh cãi để có được hồ sơ đầy đủ, nhưng bạn có thể yêu cầu xóa thông tin nhận dạng học sinh đó để ít nhất bạn có thể xem các bài tường thuật.

9. Viết về nó

   Có sức mạnh trong cách kể chuyện bằng báo chí; đừng ngại sử dụng nó để gây áp lực với một quan chức bất hợp tác hoặc ít nhất là để làm sáng tỏ sự bí mật không chính đáng của chính phủ. Hãy coi sự thiếu cởi mở của đại lý về một chủ đề lấy chủ đề chính trong câu chuyện của bạn. Việc công bố từ chối công bố hồ sơ công khai đôi khi chỉ cung cấp động cơ thích hợp cho một cơ quan ngoan cố. Và nếu không, điều quan trọng là mọi người phải biết về nỗ lực của chính phủ để giữ họ trong bóng tối.

10. Yêu cầu giúp đỡ

    Sử dụng sức mạnh của đám đông để giúp đỡ. Các tổ chức như Hiệp hội các nhà báo chuyên nghiệp , Ủy ban phóng viên vì quyền tự do báo chí và Liên minh Tự do Thông tin Quốc gia (cũng như nhiều chi nhánh tiểu bang của nó) cung cấp các nguồn lực tuyệt vời trong lĩnh vực chính phủ mở. Và nhiều nhà báo, luật sư và những người khác quan tâm đến quyền truy cập thường xuyên đóng góp cho NFOIC’s FOI-L listerv, do Đại học Syracuse điều hành; bạn có thể tìm thấy hướng dẫn tham gia listerv tại đây: http://www.nfoic.org/foi-listserv .

—-

Bạn sẽ thêm gì vào danh sách này? Chia sẻ các mẹo về hồ sơ công khai của bạn với tôi trên Twitter @RecordsGeek . Để tìm hiểu thêm về dự án hồ sơ công khai của Lanosga với các sinh viên của anh ấy, hãy truy cập Trang web của Đại học Indiana .