BồI ThườNg Cho DấU HiệU Hoàng ĐạO
NgườI NổI TiếNg C Thay Thế

Tìm HiểU Khả Năng Tương Thích CủA Zodiac Sign

Hiểu lầm về e-mail

Khác

Tất cả chúng ta đều biết tiên đề của tòa soạn: Mặc dù chúng ta đang kinh doanh thông tin, nhưng chúng ta chắc chắn rất tệ khi giao tiếp với nhau.

Và e-mail đã không cải thiện thành tích của chúng tôi.

Không nghi ngờ gì nữa, đó là lý do tại sao các đồng nghiệp thân thiện lại thích Sree Sreenivasan sẽ viết hai cột với tiêu đề 'Tôi ghét E-Mail' trên Poynter Online năm ngoái. Cả hai làm cho việc đọc xuất sắc.

Tôi không ghét e-mail. Nhưng tôi ghét cái cách mà nó có thể góp phần gây ra những hiểu lầm tại nơi làm việc. Email bị hiểu nhầm gây ra một số vấn đề hàng đầu mà chúng tôi gặp phải trong các tòa soạn:


  • Quản lý thời gian

  • Giải quyết xung đột

  • Sự hợp tác
E-mail, khi nó có hiệu quả, giúp mọi người được thông báo, các công ty xúc tiến làm việc và kết nối mọi người ở khoảng cách xa. Nhưng thường xuyên, e-mail để lại cho chúng ta quá nhiều câu hỏi và những câu hỏi đó gây ra nhiều vấn đề.

Hãy cùng xem một số câu hỏi sinh ra từ các e-mail bị hiểu nhầm:

Câu hỏi: Khi nào bạn cần cái này?

Bạn đã gửi cho tôi một yêu cầu cung cấp thông tin hoặc hành động mà không cho biết khi nào bạn cần. Điều này có khẩn cấp không? Tôi có nên gác lại công việc khác để ứng phó không? Đây có phải là một yêu cầu 'khi bạn có thời gian', nhưng cần thiết trước một thời hạn nhất định?

Chúng ta có thể quản lý thời gian của mình tốt hơn khi thông điệp e-mail rõ ràng về thời gian. Điều này đặc biệt quan trọng mà các sếp cần hiểu: khi bạn gửi một tin nhắn, mọi người có thể cho rằng bạn muốn hành động ngay lập tức. Nếu không phải như vậy, hãy nhớ nói với người nhận. Phát triển mã của riêng bạn. Tất cả chúng ta đều biết ASAP có nghĩa là gì. Có lẽ bạn có thể sử dụng AYC (At Your Convenience) hoặc tạo từ viết tắt của riêng bạn, chẳng hạn như WYC (Khi bạn có thể - không xóa bộ bài để làm điều này) như một biện pháp hỗ trợ cho các yêu cầu ít khẩn cấp.



Câu hỏi: Tại sao bạn không trả lời câu hỏi của tôi?

Tôi đã gửi cho bạn một tin nhắn với hai câu hỏi. Ví dụ:

'Chào. Đang kiểm tra xem ống kính mới có xuất hiện hay không. Tôi sẽ nghỉ trong hai ngày tới và chỉ muốn nhận báo cáo trạng thái về điều đó và liệu bạn có thấy yêu cầu của tôi cho một ngày nghỉ vào tuần tới hay không. '

Sau đó, đến câu trả lời của bạn:

“Chưa có ống kính. Có yêu cầu đi nghỉ. ”


Câu trả lời là không đầy đủ và bực bội. Phản hồi tốt nhất sẽ bao gồm báo cáo trạng thái trên ống kính và quyết định liệu tôi có thể có ngày nghỉ đó hay không. Nếu bạn quá bận rộn để nghiên cứu cả hai câu trả lời ngay lập tức, thì hãy nói như vậy: “Ống kính chưa được đưa vào - xin lỗi. Tôi sẽ kiểm tra sau ngày hôm nay trên UPS. Vẫn phải xác nhận ngày nghỉ của bạn - có thể có xung đột. Tôi sẽ cho bạn biết vào cuối ngày. ' Nói với mọi người khi bạn có thể đưa ra câu trả lời thể hiện cả cam kết và sự tôn trọng. Tất nhiên, bạn phải làm theo thông qua!

Bởi vì chúng tôi nhận được rất nhiều e-mail, chúng tôi có thể đọc nhanh chúng, và sau đó bỏ qua việc trả lời tất cả các câu hỏi trong đó. Đọc lại một câu hỏi và câu trả lời của bạn trước khi nhấn 'trả lời'. Hành động nhỏ đó có thể giúp người gửi và người trả lời tránh được hàng loạt thư từ bổ sung cũng như một số khó chịu.

Nói về sự khó chịu…

Câu hỏi: Bạn có giận tôi không?

Thư điện tử thiếu tính cách và bối cảnh. Những từ chúng ta viết có thể được đọc theo nhiều cách. Những gì người gửi cho là hiệu quả, văn bản chặt chẽ có thể được người nhận coi là ngắn gọn và dễ hiểu.

Ví dụ:

Tôi viết thư cho biên tập viên của mình: “Chào Julie. Thích tâm điểm cuối năm của bạn. Tôi đang làm việc trên một chuyên mục về sự cố e-mail và sẽ gửi cho bạn để chỉnh sửa sau 5 giờ chiều, nếu điều đó phù hợp với bạn. ”

Cô ấy trả lời: 'Tốt thôi.'

Bây giờ, sử dụng kỹ năng sân khấu tốt nhất của bạn, hãy đọc to từ “tốt” đó, theo năm cách khác nhau. Năm cách giải thích của bạn có thể bao gồm: hạnh phúc, hài lòng, bực tức, chứng thực hoặc buồn chán.

Bao lâu chúng ta lại bỏ lỡ một cơ hội để thêm tính nhân văn và bối cảnh vào thông điệp của mình trong lúc vội vàng để đạt hiệu quả? Bạn không cần trang trí thư của mình bằng những biểu tượng mặt cười - chỉ cần thêm một vài từ là bạn đã có thể làm được. Trình chỉnh sửa quản lý Poynter Online của chúng tôi, Julie Moss , là bậc thầy của điều này. Câu trả lời hiệu quả của cô ấy có thể giống như sau: “Cảm ơn bạn đã phản hồi! 5 giờ chiều sẽ hoạt động tốt. Tôi đánh giá cao sự thành công. ”

Câu hỏi: Đây có phải là cuộc chiến không?


Tôi không thể cho bạn biết đã bao nhiêu lần, khi làm việc với các nhà báo về các nghiên cứu điển hình giải quyết xung đột, chúng tôi biết rằng mọi thứ đã trở nên tồi tệ vì một bức thư điện tử được gửi trong cơn giận dữ. Đây là thời điểm mà e-mail có rất nhiều điểm đặc biệt, tất cả đều rất quan trọng. Bạn đang gửi một quả bom thư, không phải một tin nhắn. Nó có thể mang nhiều trọng lượng hơn và gây sát thương nhiều hơn lời nói. Nếu bạn đủ quan tâm đến điều gì đó để bảo vệ nó, thì hãy đủ quan tâm để nói chuyện riêng với ai đó - và chuẩn bị sẵn sàng để nghe cũng như nói. Tranh luận qua e-mail chỉ làm phức tạp và leo thang một tình huống xấu.

Tôi thích câu thần chú này mà tôi đã nghe từ một người tham gia hội thảo Poynter, được đưa ra theo kiểu cảnh sát: Đánh dấu? Sẵn sàng để thổi? Bước ra khỏi bàn phím.

Các câu hỏi: Tại sao lại là tôi? Tại sao họ?

Bạn không thích bị sao chép trên e-mail mà không hiểu tại sao nó lại xảy ra? Bạn không thể biết mình đang được mời tham gia cuộc trò chuyện, được mong đợi phản hồi hay người gửi chỉ đơn giản là tham gia vào CYA hành vi.

Sao chép mọi người có thể là một lời khen, cho mọi người biết một ý tưởng hay hoặc cho họ biết về điều gì đó có khả năng ảnh hưởng đến họ. Việc sao chép lời sếp khi bạn đang khen ngợi ai đó là một thông điệp rõ ràng rằng bạn muốn tin tốt lành lan rộng trong chuỗi thức ăn.

Nhưng trừ khi lý do “cc:” rõ ràng đối với người nhận cũng như đối với người gửi, thì đó là một vấn đề. Đừng cho rằng họ biết. Bạn có thể hỏi mọi người trong vòng kết nối của mình xem họ muốn được sao chép như thế nào và bằng cách nào; một số thực sự muốn tham gia trong khi những người khác có thể thích chọn không tham gia. Nếu có bất kỳ khả năng hiểu lầm nào, hãy kèm theo lời giải thích ngắn gọn trong e-mail về lý do tại sao bạn đã sao chép mọi người.

Câu hỏi: Tại sao những bí ẩn?

Bạn không bao gồm thông tin liên hệ trong tin nhắn của bạn ngoài địa chỉ e-mail của bạn. Nếu tôi không biết rõ về bạn, nhưng lại muốn làm điều gì đó thái quá như gọi điện hoặc gửi thư cho bạn, thì việc biết chức danh, địa chỉ và số điện thoại của bạn sẽ rất hữu ích. Họ là dạy học sinh cấp lớp cách thiết lập e-mail để tự động ký tên những ngày này, vì vậy, có thể đã đến lúc bạn phải thực hiện một bước nhảy vọt mạnh mẽ vào những năm 90 và làm điều đó.

Bạn đã gửi cho tôi một tin nhắn mà không có gì trong dòng chủ đề. Đó là một cách tiết kiệm thời gian nhỏ tuyệt vời cho bạn, nhưng chắc chắn không giúp được gì cho tôi. Nếu tôi đang thực hiện phân tích email, tôi không thể xác định liệu công cụ này là quan trọng hay phù phiếm và tôi chắc chắn không thể tìm kiếm nó một cách dễ dàng sau này theo chủ đề.

Sử dụng kỹ năng viết tiêu đề của bạn và giúp tôi ở đây. “Xin chào” hoặc “Câu hỏi” có thể hoạt động đối với các tin nhắn ngắn mà tôi sẽ không bao giờ cần phải lưu và truy cập lại. Nhưng khi thông điệp quan trọng, dòng tiêu đề phải phản ánh nó. Và làm ơn, đừng quá giang một thư mới và không liên quan vào một email cũ của chúng tôi mà bạn đã có trong tệp của mình - một email mà bạn gửi cho tôi với dòng tiêu đề cũ, nguyên bản không còn áp dụng cho chủ đề du jour nữa.

Câu hỏi: Bạn có bị rối loạn gắn bó không?


Đồng nghiệp Poynter của tôi Scott Libin đề xuất cái này, đó là một con thú cưng của anh ấy. Đó không phải là về những người hứa hẹn các tệp đính kèm và sau đó quên đưa chúng vào trước khi nhấn nút 'gửi' - tất cả chúng ta đôi khi đều cảm thấy xấu hổ trước sự hớ hênh đó. Thay vào đó, Scott bị ảnh hưởng bởi số lượng người gửi cho anh ấy các tệp đính kèm mà anh ấy không cần. Anh ấy đang nói về những thứ như danh thiếp hoặc biểu trưng đính kèm hoặc tệp đính kèm trong tin nhắn mà không giải thích lý do tại sao anh ấy thậm chí muốn đọc chúng. Hành lý quá cước điện tử có thể làm tắc nghẽn hộp thư hoặc làm chậm việc mở một số tin nhắn.

Đó là một vấn đề cụ thể đối với những người sử dụng quay số hoặc các kết nối Internet chậm hơn khác, nhưng các tệp đính kèm không cần thiết sẽ tiêu tốn thời gian và dung lượng ngay cả đối với người dùng băng thông rộng. Cũng như đối với e-mail nói chung, gửi những tín hiệu thực sự phù hợp cho thấy bạn tôn trọng thời gian của người nhận.

Câu hỏi: Bạn đang tránh mặt tôi?

Khi bạn phụ thuộc quá nhiều vào e-mail, mọi người có thể coi đó là một quyết định có ý thức về khoảng cách của bạn. Mặc dù e-mail có thể giúp chúng ta kết nối nhưng nó cũng có thể khiến chúng ta xa cách. Vì vậy, hãy tự hỏi bản thân: đây có phải là điều mà tôi có thể hoặc nên giao tiếp trực tiếp? Lần cuối cùng tôi nói chuyện trực tiếp với người này là khi nào? Đừng là người biên tập mà tôi đã nghe được một số nhà báo mô tả: người ngồi cách các phóng viên chỉ vài bước chân nhưng gửi e-mail thay vì chỉ nói chuyện với họ.

Tôi không ghét e-mail. Trên thực tế, là một người sống ở Wisconsin và làm việc ở Florida, tôi coi e-mail là cứu cánh của tôi với đồng nghiệp và với các nhà báo trên khắp thế giới. Nhưng tôi biết rằng điều đó phụ thuộc vào tôi để đảm bảo rằng tôi đang sử dụng nó một cách khôn ngoan - như một nguồn thông tin, không gây hiểu lầm.

Cùng đi cho bạn. Vì vậy, ví dụ: nếu bạn quyết định gửi e-mail cột này cho đồng nghiệp như một công cụ học tập, vui lòng đảm bảo bạn gửi kèm một ghi chú giải thích lý do tại sao bạn làm điều đó.

Tốt hơn, chỉ cần nói chuyện với họ.