Cách nhà báo có thể sử dụng Google Voice để cải thiện báo cáo của họ

Ngay cả với e-mail, Facebook, Twitter và các công cụ khác, điện thoại vẫn là công cụ đưa tin chính của nhiều nhà báo.

Nhưng ngoại trừ điện thoại di động, báo cáo qua điện thoại ngày nay trông giống như cách đây 20 năm. Và nếu điện thoại trong tòa soạn của bạn hoạt động giống như điện thoại trong tòa soạn của tôi, chúng thực sự có thể làm bạn chậm lại. Không có ID người gọi và sử dụng hộp thư thoại khiến bạn phải nghe toàn bộ tin nhắn theo thứ tự không phải là tất cả những gì có lợi cho công việc của chúng tôi với tư cách là nhà báo.

Vì lý do đó, nhiều phóng viên chọn thực hiện hầu hết các cuộc phỏng vấn của họ bằng điện thoại di động, nhưng điều đó đi kèm với những thách thức riêng. Không phải lúc nào bạn cũng thấy thoải mái khi ghi chú khi nói chuyện trên điện thoại di động và việc tiếp nhận không ổn định có thể khiến cuộc gọi của bạn bị gián đoạn.

Dịch vụ Google Voice mới, miễn phí là một công cụ thay đổi cuộc chơi cho các nhà báo . Nó cung cấp cho bạn sự linh hoạt và kiểm soát đối với những người bạn nói chuyện và nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Google Voice hiện chỉ khả dụng theo lời mời tại google.com/voice . Giám đốc sản phẩm Craig Walker cho biết trong một cuộc phỏng vấn gần đây với tôi rằng nếu bạn yêu cầu một lời mời ngay hôm nay, thì thời gian chờ đợi 'sẽ không quá lâu.'

Để sử dụng Google Voice, bạn chọn một số mới mà mọi người sẽ gọi để liên hệ với bạn. Bạn có thể chọn mã vùng và Google thậm chí còn giúp bạn dễ dàng chọn một số bao gồm tên của bạn hoặc các từ khác, chẳng hạn như SCOOP hoặc NEWS.

Sau đó, bạn chọn điện thoại nào bạn muốn đổ chuông khi ai đó gọi đến số đó. Bạn có thể bao gồm điện thoại di động, số điện thoại cố định truyền thống và số VOIP, và thậm chí bạn có thể thiết lập các quy tắc chi tiết về điện thoại nào bạn muốn đổ chuông vào những thời điểm nhất định trong ngày (tức là điện thoại văn phòng và điện thoại cơ quan của bạn đổ chuông trong ngày).

Bạn có thể sắp xếp các liên hệ của mình thành các nhóm như gia đình, bạn bè và các nguồn, sau đó tùy chỉnh điều gì sẽ xảy ra khi một người hoặc một nhóm người gọi cho bạn. Ví dụ, nếu bạn muốn đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ cuộc gọi từ cảnh sát trưởng, bạn có thể cài đặt tất cả các điện thoại của mình đổ chuông khi anh ta gọi. Hoặc, nếu bạn không bao giờ có thể tắt điện thoại với một con gadfly cục bộ, bạn có thể yêu cầu cuộc gọi của họ tự động chuyển đến thư thoại.

Sàng lọc cuộc gọi / thư thoại

Bất cứ khi nào ai đó không có trong sổ địa chỉ của bạn gọi đến số Google Voice của bạn lần đầu tiên, người đó sẽ được yêu cầu nêu tên của họ, tên này sẽ được phát cho bạn khi bạn nhấc điện thoại.

Mỗi khi bạn trả lời cuộc gọi, bạn sẽ có ba tùy chọn: trả lời cuộc gọi, gửi cuộc gọi đến thư thoại hoặc nghe trong hộp thư thoại. Thực hiện thao tác sau cho phép bạn truy cập vào tin nhắn mà người gọi để lại để nói chuyện với họ. Khi ai đó gọi đến người có trong sổ địa chỉ của bạn, một giọng nói được máy tính hóa sẽ thông báo tên của người đó khi bạn nhấc máy.

Đây là một cải tiến lớn đối với những phóng viên như tôi, những người không có ID người gọi trên điện thoại cơ quan của họ. Thông thường, khi nhấc điện thoại đến cơ quan, tôi không biết đó là một nhân viên PR đang cố gắng giới thiệu cho tôi một sản phẩm công nghệ để đánh giá, một độc giả đang tìm cách nói về quá trình chuyển đổi truyền hình kỹ thuật số hay một nguồn tin mà tôi đang cố gắng tiếp cận.

Khi ai đó rời khỏi thư thoại, thư thoại đó sẽ tự động được phiên âm dưới dạng văn bản, có sẵn để nghe trực tuyến và được gửi cho bạn dưới dạng e-mail. Việc phiên âm các từ để lại rất nhiều điều mong muốn, nhưng nó thực hiện rất tốt việc lấy đúng số điện thoại. Có thể truy cập tin nhắn thư thoại từ Web tiết kiệm rất nhiều thời gian vì bạn không còn phải gọi vào hộp thư thoại của mình và ngồi xem các lời nhắc phiền phức (“Để nghe chi tiết tin nhắn, hãy nhấn 1”). Bạn cũng có thể gửi e-mail các tin nhắn thư thoại, tải chúng xuống hoặc nhúng chúng vào blog hoặc trang Web của bạn.

Vì bản ghi được lưu trực tuyến về mọi cuộc gọi được thực hiện và nhận, bạn không phải lo lắng về việc người gọi bị treo máy mà không để lại số hoặc về việc mất số điện thoại hoặc tin nhắn thư thoại quan trọng.

Ghi âm cuộc gọi

Với Google Voice, bạn không cần máy ghi âm kỹ thuật số để lưu các cuộc gọi của mình. Nếu một nguồn gọi cho bạn trên điện thoại di động của bạn với một mẹo nóng mà bạn không thể ghi lại vì bạn đang lái xe hoặc do nguồn nói quá nhanh, chỉ cần nhấn 4 và bạn sẽ có bản ghi vĩnh viễn của cuộc gọi mà bạn có thể sau đó truy cập trên Web.

Vì Florida và các bang khác yêu cầu cả hai bên đồng ý với việc ghi âm, nên khi bạn nhấn 4, cả hai người sẽ nghe thấy thông báo rằng cuộc gọi đang được ghi âm. Sau khi bạn gác máy, bản ghi âm cuộc gọi sẽ xuất hiện trong tài khoản Google Voice trực tuyến của bạn, tài khoản này bạn có thể tải xuống, gửi e-mail hoặc nhúng vào trang web của mình. Bên dưới, tôi đã nhúng bản ghi âm cuộc trò chuyện giữa tôi với Steve Myers, biên tập viên tin tức của Poynter Online, về Google Voice.

Khi bạn ghi âm cuộc gọi bằng Google Voice, tôi khuyên bạn nên ghi chú thời gian trong ngày tại các thời điểm khác nhau trong ghi chú của bạn hoặc sau các dấu ngoặc kép chính. Vì Google Voice hiển thị cho bạn ngày và giờ bắt đầu ghi âm nên bạn sẽ dễ dàng tìm thấy các phần quan trọng của cuộc phỏng vấn.

Mặc dù ghi âm cuộc gọi là một trong những tính năng Google Voice tốt nhất dành cho các nhà báo, nhưng ở dạng hiện tại, tính năng này có phần hạn chế. Bạn chỉ có thể ghi âm các cuộc gọi mà bạn nhận được. Điều này hy vọng sẽ thay đổi, do đó bạn không cần phải yêu cầu một nguồn gọi cho bạn mỗi khi bạn muốn ghi âm cuộc gọi.

Các bản ghi âm không được phiên âm bởi vì làm như vậy sẽ gây ra quá nhiều căng thẳng cho hệ thống, công ty cho biết. Một cuộc phỏng vấn quan trọng mà tôi ghi lại đã không hiển thị trực tuyến cho đến khi tôi yêu cầu người liên hệ PR của Google của mình xem xét vấn đề. Người phát ngôn cho biết một số người khác đã báo cáo vấn đề này và khi người dùng thông báo cho Google, công ty có thể khôi phục bản ghi theo cách thủ công.

Chuyển đổi điện thoại

Các tính năng khác

Google Voice cũng có thể là một công cụ tuyệt vời để người đọc liên hệ với bạn vì bạn có thể tạo tiện ích con có thể nhúng trên trang web của mình mà người đọc có thể nhấp để thực hiện cuộc gọi cho bạn. Họ sẽ không nhìn thấy số điện thoại của bạn và bạn có thể định cấu hình số điện thoại này để họ nghe thấy lời chào thư thoại đặc biệt và tất cả các cuộc gọi của họ sẽ chuyển đến thư thoại.

Điều này có thể hữu ích nếu bạn đang bao quát một cuộc bầu cử và muốn có độc giả gọi điện và báo cáo gian lận bầu cử. Thay vì đưa ra một số điện thoại thông thường mà bạn phải trả lời hoặc truy xuất thư thoại từ đó, bạn có thể nhúng tiện ích Google Voice và các cuộc gọi đi thẳng vào thư thoại.

Sau đó, nếu có bất kỳ thư thoại nào thú vị, bạn có thể tải chúng xuống, gửi email cho các phóng viên khác hoặc nhúng chúng vào blog của bạn để người khác nghe. Khi mọi người nhấp vào tiện ích Google Voice trên blog của bạn để gọi cho bạn, họ nhập số điện thoại và tên của họ rồi nhấp để kết nối cuộc gọi. Sau đó, điện thoại của họ đổ chuông và kết nối họ với bạn.

Gọi điện ra nước ngoài bắt đầu với khoảng 2 xu một phút và có thể được thực hiện từ bất kỳ điện thoại nào được liên kết với tài khoản Google Voice của bạn.

Nếu bạn muốn thực hiện một cuộc gọi hội nghị, thay vì phải thiết lập số gọi đến và mã truy cập, bạn có thể hội nghị tối đa bốn người gọi với nhau, miễn là điện thoại bạn đang sử dụng có cuộc gọi chờ.

Làm thế nào để sử dụng nó

Tôi đã bắt đầu cung cấp số Google Voice của mình cho các nguồn mà tôi muốn đảm bảo rằng tôi sẽ trò chuyện để nghe các câu chuyện. Và mặc dù tôi không biết liệu mình có liệt kê nó với các bài báo của mình đã đăng trên báo hay không, nhưng tôi có thể liệt kê nó trong chữ ký e-mail của mình.

Hãy nhớ rằng vì dịch vụ này là thương hiệu mới nên bạn sẽ gặp phải một số lỗi. Việc làm quen với tất cả các tính năng của nó cần một chút kiên nhẫn, nhưng đối với các nhà báo di động không bao giờ muốn bỏ lỡ một cuộc gọi, nó là một công cụ tuyệt vời.

Etan Horowitz là người phụ trách chuyên mục công nghệ tạiOrlando Sentinel. Theo dõi anh ấy trên Twitter tại twitter.com/etanowitz .