Bạn mới làm việc từ xa? Những công cụ này sẽ giúp bạn chuyển sang làm việc tại nhà dễ dàng hơn

Cửa chớp.

Khi sự bùng phát coronavirus tiếp tục (thậm chí xuất hiện trong các tòa soạn ), các tổ chức đang yêu cầu nhân viên làm việc tại nhà khi họ có thể.

Đối với một số người, điều này có thể có nghĩa là phát hiện ra những khoảng trống trong các túi công cụ của bạn. Với ý nghĩ đó, chúng tôi đã biên soạn một danh sách các công cụ có thể giúp bạn giải quyết các nhu cầu khác nhau mà nhóm của bạn có thể có trong việc duy trì kết nối và hiệu quả trong công việc.

Một danh sách đầy đủ gần như không thể tổng hợp với tốc độ các sản phẩm mới được tung ra hoặc đóng cửa vì vấn đề đó, nhưng đây là một số công cụ phổ biến nhất mà chúng tôi thấy các tòa soạn sử dụng. Chúng tôi cũng hướng đến các công cụ có khả năng sử dụng và giới thiệu đơn giản hơn thay vì chia sẻ các công cụ phức tạp không dễ áp ​​dụng. Chúng tôi đã bao gồm thông tin về giá cả nhưng bạn nên kiểm tra trang web của nền tảng để có thông tin chính xác nhất vì nó có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của tổ chức bạn. Hãy nhớ rằng công ty của bạn có thể có các chính sách về phiên bản công cụ mà bạn có thể sử dụng do các ràng buộc về bảo mật.

Các công cụ này được tổ chức theo ba nhu cầu công cụ chung mà hầu hết các tổ chức đều chia sẻ: giao tiếp, tài liệu và quản lý dự án.

Hãy nhớ rằng các công cụ bạn sử dụng không được phức tạp hơn nhiệm vụ bạn đang cố gắng hoàn thành. Chọn những gì phù hợp nhất với quy trình làm việc và phong cách làm việc của bạn và nhóm của bạn.

Để giao tiếp trực tiếp thành công, điều quan trọng là phải hiểu rõ về các kỳ vọng đối với nền tảng giao tiếp của bạn.

Nắm bắt bản chất không đồng bộ của giao tiếp trên các nền tảng nhắn tin. Sắp xếp các cuộc trò chuyện của bạn thành các kênh hoặc cuộc trò chuyện để thông tin không trở nên quá tải hoặc khó tìm. Hãy dành thời gian để hiệu chỉnh cài đặt thông báo của bạn để tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa đã thông báo và quá tải. Sử dụng lịch trình và trạng thái để thiết lập tính khả dụng.

Google Hangouts - hội nghị truyền hình

Sản phẩm hội nghị truyền hình của Google, Hangouts Meet, cung cấp giao diện dễ sử dụng cho các cuộc họp ảo, chia sẻ màn hình và trò chuyện. Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đã sử dụng G Suite, bạn có thể sử dụng miễn phí các tính năng nâng cao cấp doanh nghiệp của G Suite cho đến ngày 1 tháng 7. Điều này giúp bạn quay video và tổ chức cuộc họp cho tối đa 250 người.

Nếu bạn đã hoàn toàn sử dụng G Suite cho email (Gmail) và lịch (Lịch Google), thì việc sử dụng Google Hangouts Meet khá đơn giản. Lịch Google sẽ tự động tạo cuộc gọi Gặp gỡ với mọi lời mời trên lịch mà bạn gửi và mọi người được mời sẽ có thể truy cập cuộc gọi. Khi vào bên trong cuộc gọi, giao diện rất đơn giản để trò chuyện và chia sẻ màn hình. Nếu bạn quản lý tài khoản G Suite cá nhân và tài khoản G Suite công việc thì việc chọn đúng tài khoản luôn có thể khó khăn.

Định giá
Nếu bạn có tài khoản Gmail, bạn có phiên bản Google Hangouts Meet miễn phí, giúp bạn có 25 người tham gia mỗi cuộc gọi.

Slack - giao tiếp không đồng bộ

Slack đã được đón nhận rộng rãi, được nhiều người yêu thích và ghét bỏ. Chức năng cốt lõi xoay quanh các cuộc trò chuyện đa kênh, một đối một và nhóm nhỏ. Tuy nhiên, bạn có thể tăng cường việc sử dụng Slack của mình bằng cách sử dụng vô số tích hợp có thể chuyển tiếp thông tin giữa Slack và các nền tảng khác mà tổ chức của bạn cũng có thể sử dụng.

Bạn có thể thiết lập và điều hành nhóm Slack trong vòng vài phút và giao diện trò chuyện có thể truy cập hợp lý đối với những người có kinh nghiệm với hệ thống nhắn tin trực tuyến.

Định giá
Slack có một hệ thống định giá theo từng cấp. Phiên bản miễn phí bao gồm lịch sử tin nhắn giới hạn và tích hợp hữu hạn.

Thu phóng - hội nghị truyền hình

Thu phóng bao gồm hội nghị truyền hình, chia sẻ màn hình, trò chuyện và quay video trong gói đăng ký cấp cơ sở. Giao diện khá trực quan giúp người tham gia điều hướng tương đối dễ dàng khi họ đã tham gia phiên.

Việc thiết lập tài khoản rất nhanh nhưng bạn nên dành vài phút để tự làm quen với các điều khiển để bắt đầu cuộc họp để bạn biết mọi thứ ở đâu khi bạn cần. Các điều khiển bên trong giao diện cuộc gọi điện video khá đơn giản và hầu hết người dùng sẽ có thể xem cách truy cập màn hình trò chuyện hoặc chia sẻ nếu cần. Mức độ đăng ký cao hơn sẽ cung cấp cho bạn nhiều công cụ hơn, chẳng hạn như phòng đột phá, điều này có thể hữu ích nếu bạn đang điều phối cuộc trò chuyện với một nhóm người lớn hơn.

Định giá
Zoom có ​​một hệ thống định giá theo từng cấp. Phiên bản miễn phí cho phép người dùng tổ chức tối đa 100 người tham gia, có các cuộc họp 1-1 không giới hạn, giới hạn 40 phút cho các cuộc họp nhóm và số lượng cuộc họp tổng thể không giới hạn.

Ứng dụng trò chuyện - hội nghị truyền hình

Skype là một lựa chọn khác để lưu trữ các cuộc gọi hội nghị video hoặc âm thanh với tối đa 50 người. Bạn cũng có thể sử dụng Skype để gọi cho những người không ở trên nền tảng này. Skype hỗ trợ chia sẻ tệp trong cuộc gọi, chia sẻ màn hình và nhắn tin. Một trong những điểm khác biệt lớn giữa Skype và Zoom là trên Skype, bạn có thể quản lý sổ liên lạc và bắt đầu cuộc gọi với những người khác, trái ngược với việc mời mọi người vào phòng họp của bạn hoặc lên lịch hội nghị truyền hình như khi bạn làm trong Zoom. Skype hoạt động giống một trải nghiệm điện thoại truyền thống hơn, trong khi Zoom hoạt động giống một phòng họp ảo hơn.

Nền tảng này đã xuất hiện được một thời gian và đã trải qua một số thay đổi trong những năm qua. Nếu đã lâu rồi bạn chưa sử dụng nó, bạn có thể ngạc nhiên khi tìm thấy một vài điều mới. Giao diện khá dễ điều hướng cho bất kỳ ai có kinh nghiệm với nhắn tin trực tuyến.

Định giá
Microsoft cung cấp nhiều phiên bản Skype khác nhau như một sản phẩm. Giá cả chủ yếu phụ thuộc vào việc sử dụng cuộc gọi của bạn.

Nhóm WhatsApp - nhắn tin và gọi điện an toàn

WhatsApp cung cấp tính năng gọi điện dựa trên internet và nhắn tin được mã hóa đầu cuối. Ứng dụng cho phép bạn tạo và nhắn tin cho các nhóm khác nhau. Ban đầu nó là một ứng dụng dành cho thiết bị di động nhưng hiện đã có phiên bản dành cho máy tính để bàn.

WhatsApp tổ chức giao diện theo các cuộc trò chuyện và cuộc gọi. Trò chuyện sẽ hiển thị danh sách các nhóm của bạn. Chỉ cần một vài lần nhấn để vào giao diện nhóm, tạo giao diện mới hoặc nhắn tin cho một liên hệ. Bạn cũng có thể đặt trạng thái hiện tại để giúp nhóm của bạn biết khi nào bạn rảnh.

Định giá
WhatsApp hoàn toàn miễn phí.

Tỷ lệ cược là bạn đã có một kho tài liệu hiện có - một hệ thống theo dõi thông tin mà mọi người cần truy cập. Nếu bạn không, đây là cơ hội để tạo một cơ hội.

Ngay cả khi bạn đã trở lại văn phòng, việc có một nơi đáng tin cậy để cung cấp thông tin khi mọi người có thắc mắc cũng rất quý giá. Lưu trữ các phương pháp thực hành của nhóm, quảng cáo chiêu hàng dự án, hồi tưởng, ghi chú cuộc họp và động não các ý tưởng ở một nơi có thể dự đoán được và mọi người trong tổ chức của bạn sẽ được hưởng lợi, dù ở xa hay không. Những công cụ này sẽ giúp bạn có được kho tài liệu của mình theo thứ tự.

Google Tài liệu - xử lý văn bản, tài liệu, bảng tính

Google Docs thường được coi là Microsoft Word, nhưng trên internet. Mặc dù nó tự mô hình hóa trên một trình xử lý văn bản, nhưng nó thực sự đã trở nên không chỉ là một bản sao Word. Bây giờ nó đã trở thành công cụ tài liệu kỹ thuật số defacto. Về cốt lõi, chức năng của nó khá đơn giản và nên quen thuộc với bất kỳ ai đã sử dụng trình xử lý văn bản. Tuy nhiên, do kết nối với toàn bộ dòng sản phẩm của Google Drive, bao gồm Google Trang tính và Google Trang trình bày, Google Tài liệu có thể nhập dữ liệu, biểu đồ và bảng từ các sản phẩm đó. Nó cũng có thể chạy các tập lệnh tùy chỉnh.

Nếu bạn đã sử dụng trình xử lý văn bản, bạn sẽ không gặp khó khăn gì khi bắt đầu tạo tài liệu trong Google Tài liệu. Sắp xếp các tài liệu đó có thể là một thách thức hơn một chút. Google Tài liệu là một phần của Google Drive, nơi bạn có thể sắp xếp Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày theo nhiều cách khác nhau. Bạn kết thúc việc tạo hệ thống tệp của riêng mình trong Google Drive, không giống như hệ thống tệp trên máy tính của bạn. Giống như các sản phẩm khác của Google, nếu bạn duy trì tài khoản G Suite cá nhân và tài khoản G Suite công việc, việc quản lý tài khoản bạn đang sử dụng tại một thời điểm nhất định có thể là một thách thức.

Định giá
Miễn phí cho tất cả người dùng G Suite.

Xếp hàng - tài liệu và quản lý dự án

Coda là một hệ thống tài liệu nhằm mục đích kết hợp nhiều chủ đề lại với nhau. Giá trị duy nhất trong Coda là khả năng có nhiều loại tệp khác nhau trong một không gian. Các trang trình bày, bảng tính và bảng của bạn có thể nằm trong cùng một tài liệu, thay vì phải di chuyển giữa các sản phẩm khác nhau. Điều này hữu ích nhất nếu bạn có các nguồn lực khác nhau mà bạn cần tập hợp lại khi làm việc trong một dự án.

Bởi vì bạn có thể làm nhiều việc khác nhau và có nhiều cách tích hợp khác nhau để tận dụng, nên sẽ rất hữu ích nếu bạn xem qua thư viện mẫu Coda để biết những gì có thể. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn thấy một bức tranh trống sẽ choáng ngợp và bạn không chắc chắn về cách tổ chức công việc của mình.

Định giá
Coda cung cấp một hệ thống kế hoạch theo tầng. Phiên bản miễn phí bao gồm trình chỉnh sửa không giới hạn và Trình tạo tài liệu, người xem không giới hạn, kích thước tài liệu hạn chế, hạn ngạch tự động hóa thấp, tích hợp hạn chế (mặc dù không phải là công cụ phổ biến mà bạn có thể cần), lịch sử phiên bản 7 ngày, cộng tác trong thời gian thực, thư mục không giới hạn và hỗ trợ cộng đồng.

Khái niệm - tài liệu và quản lý dự án

Notion là một người mới thường được coi là đối thủ của Google Docs. Thực sự, nó cố gắng hợp nhất các công cụ đa dạng như Evernote, Trello và Airtable thành một. Notion cho phép bạn tạo và sắp xếp các tài liệu có thể làm được nhiều việc hơn là xử lý các từ. Tài liệu trong Notion có thể bao gồm danh sách việc cần làm, lịch, cơ sở dữ liệu và hơn thế nữa. Nếu bạn cần một nơi để sắp xếp tài liệu và quản lý các tác vụ phát sinh từ những tài liệu đó, Notion có thể là giải pháp một cửa cho những vấn đề đó.

Thoạt đầu, ý tưởng của Notion về các trang và cách tổ chức có thể gây nhầm lẫn. Bạn nên có một tầm nhìn rõ ràng về những tài liệu bạn muốn lưu trữ trong Notion trước khi bạn đi sâu vào. Nó có thể giải quyết rất nhiều vấn đề khác nhau, vì vậy hãy tìm ra trường hợp sử dụng cụ thể của bạn trước khi bạn bị choáng ngợp.

Định giá
Ý niệm có một hệ thống kế hoạch theo tầng. Phiên bản miễn phí cung cấp không giới hạn thành viên và khách, 1.000 “khối” (hiệu quả là các phần nội dung) và 5 MB dung lượng lưu trữ tệp.

evernote - tài liệu

Evernote có lịch sử lâu đời là một ứng dụng ghi chú cá nhân. Từ lâu, nó đã cho phép các cá nhân viết ghi chú, thu thập thông tin từ web và sắp xếp thông tin với một hệ thống phân loại và gắn thẻ mạnh mẽ, biến nó thành một công cụ nghiên cứu phổ biến. Một số có thể không biết rằng Evernote cũng có các tính năng cộng tác, với một mức giá. Kế hoạch kinh doanh của Evernote có một tính năng được gọi là Spaces, tính năng này thu thập các ghi chú và tài liệu của nhóm lại với nhau ở định dạng giống như Drive.

Evernote có thể được sử dụng rất đơn giản chỉ là một nơi để viết ghi chú. Nhưng nó có nhiều lớp và nhiều lớp tính năng có thể chống lại những người sử dụng nhiều quyền lực nhất. Trình cắt web của nó cho phép bạn lưu các trang web và PDF từ web và lưu trữ chúng trong tài khoản Evernote của bạn. Bạn có thể sử dụng tính năng gắn thẻ và tìm kiếm để lọc ghi chú của mình theo nhiều cách.

Định giá
Evernote có một hệ thống kế hoạch theo tầng. Phiên bản miễn phí bao gồm đầy đủ các tính năng ghi chú, cũng như gắn thẻ và tìm kiếm, không chia sẻ ghi chú.

Các công cụ để quản lý dự án chạy phạm vi từ các nền tảng đơn giản quản lý một thành phần đến các sản phẩm quy mô lớn giải quyết một loạt các chức năng có thể cần thiết trong một tổ chức.

Trello - quản lý dự án

Trello là một hệ thống trực quan tiện dụng để sắp xếp công việc cần thực hiện với các thẻ và danh sách. Bạn có thể xây dựng quy trình làm việc phù hợp nhất với nhóm của mình, trong đó các mục có thể được di chuyển nhanh chóng và dễ dàng dựa trên trạng thái của chúng. Trello cũng đã giới thiệu các quy tắc và tích hợp có thể giúp quản lý cấu trúc tổ chức của bạn. Trello cũng có các mẫu trong trường hợp bạn cần một số ý tưởng về cách bạn có thể sử dụng tốt nhất chức năng của nó.

Giao diện người dùng khá đơn giản và không lấn át cách một số nền tảng quản lý dự án có thể làm được. Trello làm được ít hơn một số nền tảng khác nhưng đó có thể là một điều tốt vì nó làm tốt những gì nó đặt ra và không có quá nhiều chức năng.

Định giá
Trello có một hệ thống kế hoạch theo tầng. Phiên bản miễn phí bao gồm bảng cá nhân không giới hạn, thẻ không giới hạn, danh sách không giới hạn, giới hạn tải lên tệp 100MB, 10 bảng nhóm và tự động hóa giới hạn.

Bàn hàng không - quản lý và tổ chức dữ liệu

Cách tốt nhất để nghĩ về Airtable là như một bảng tính với các siêu năng lực. Với Airtable, bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo định dạng bảng quen thuộc, nhưng sau đó nó có thể chuyển đổi thành bảng kanban giống như Trello, lịch và phòng trưng bày trực quan. Bạn có thể thiết lập các biểu mẫu tùy chỉnh sẽ cung cấp thông tin đầu vào của người dùng vào cơ sở dữ liệu Airtable của bạn. Đối với người dùng chuyên nghiệp, Airtable có “Khối”, bổ sung chức năng plugin bổ sung cho bảng, chẳng hạn như mã hóa địa lý, biểu đồ và thậm chí là cách để thiết kế trang web dựa trên dữ liệu trong bảng của bạn.

Airtable sử dụng ngôn ngữ duy nhất để mô tả chức năng của nó. Những gì bạn thường nghĩ về một bảng tính hoặc một cơ sở dữ liệu được gọi là 'Cơ sở'. Nó có 'Blocks' (dành cho người dùng chuyên nghiệp) kết hợp các công nghệ plug-in vào các Căn cứ của bạn. Khi bạn đã vượt qua biệt ngữ, Airtable là một công cụ bảng tính rất linh hoạt cung cấp cho bạn một số sức mạnh hữu ích trên Google Trang tính.

Định giá
Airtable có một hệ thống kế hoạch theo tầng. Phiên bản miễn phí bao gồm các cơ sở không giới hạn, 1.200 bản ghi cho mỗi cơ sở, 2GB dung lượng tệp đính kèm cho mỗi cơ sở và hai tuần lịch sử sửa đổi.

Phạm vi - quản lý dự án

Phạm vi giải quyết công việc biết ai đang làm gì và các đội đang ở đâu về mục tiêu. Phạm vi tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch nhiệm vụ cá nhân và đăng ký theo nhóm với lịch biểu và lợi ích từ một loạt các tích hợp với các ứng dụng bạn có thể sử dụng, chẳng hạn như Slack, Google Drive, Lịch, Trello và Github.

Nó có giao diện người dùng thân thiện và quá trình giới thiệu hướng dẫn bạn cách sử dụng nó. Các mẹo và ví dụ có sẵn trong tất cả các chế độ xem cho đến khi bạn loại bỏ chúng.

Định giá
Phạm vi miễn phí cho các đội lên đến 10 người. Đó là 14 đô la mỗi tháng cho mỗi đồng đội bổ sung.

thứ hai - tài liệu và quản lý dự án

Thứ hai là một hệ thống được tổ chức bởi hội đồng quản trị để quản lý các dự án và quy trình làm việc. Tích hợp kết nối với các ứng dụng bạn có thể đang sử dụng. Các quan điểm khác nhau, chẳng hạn như khối lượng công việc và tiến trình, trình bày tình trạng công việc theo những cách hữu ích giúp bạn dễ dàng đánh giá những gì đang được thực hiện và khi nào. Chức năng có thể được tự động hóa với các quy trình tự động hóa không mã có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ.

Trang web cung cấp rất nhiều chức năng nhưng quá trình giới thiệu cho các tài khoản mới thực hiện một công việc tốt là hướng dẫn bạn quá trình thiết lập một bảng mới. Có rất nhiều thứ có sẵn trong giao diện nên có thể mất một chút thời gian để nhận ra chức năng nào khả dụng.

Định giá
Thứ hai có một hệ thống gói theo cấp, trong đó định giá dựa trên số lượng người dùng. Gói cơ bản, là $ 39 cho năm người dùng mỗi tháng, cung cấp bảng không giới hạn, 20 loại cột, chế độ xem Kanban, biểu mẫu nhúng, 5GB dung lượng lưu trữ và nhật ký hoạt động một tuần.

Hai mục cuối cùng trong danh sách này là những nền tảng quản lý dự án khá mạnh mẽ, có thể nhiều hơn những gì bạn đang tìm kiếm nếu bạn chỉ đang cố gắng giải quyết những khoảng trống tạm thời trong quy trình làm việc của mình. Tuy nhiên, nếu bạn đã sẵn sàng đánh giá các nền tảng quản lý dự án chuyên sâu hơn, thì đây là những lựa chọn tất cả trong một để xem xét.

Asana - tài liệu tất cả trong một, quản lý dự án và nền tảng giao tiếp

Asana là một nền tảng quản lý dự án quy mô lớn có thể giải quyết nhiều ứng dụng khác nhau trên các nhu cầu tiếp thị, bán hàng, hoạt động, sản phẩm và quản lý quy trình làm việc khác nhau. Thật khó để mô tả ngắn gọn tất cả chức năng của nó vì Asana giải quyết nhiều không gian quản lý dự án. Nó bao gồm nhiều chức năng của sự kết hợp của các sản phẩm trên, bao gồm giao tiếp, quản lý tác vụ, lịch trình, quy trình làm việc của dự án và hơn thế nữa.

Định giá
Asana có một hệ thống kế hoạch theo tầng. Phiên bản miễn phí bao gồm quản lý tác vụ; danh sách, bảng và xem lịch; người được chuyển nhượng và ngày đến hạn; tối đa 15 đồng đội và tích hợp ứng dụng.

Căn cứ - tài liệu tất cả trong một, quản lý dự án và nền tảng giao tiếp

Basecamp, được xây dựng bởi một công ty đã tiên phong làm việc từ xa kể từ trước khi nó được thành lập, hứa hẹn sẽ giải quyết tất cả các nhu cầu công cụ chính của bạn trong một giải pháp toàn diện. Trong Basecamp, bạn tạo các dự án. Trong các dự án, bạn có thể tạo danh sách việc cần làm, giao nhiệm vụ, gửi thông báo cho các thành viên trong nhóm, lên lịch họp, chia sẻ tài liệu và bắt đầu trò chuyện nhóm. Với tất cả những điều đó, về mặt lý thuyết, Basecamp có thể thay thế Google Docs, Slack, Dropbox, Trello và Asana.

Basecamp nhấn mạnh bản chất không đồng bộ của công việc từ xa. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp cho phép bạn làm việc với những người có lịch trình khác nhau, ở những nơi khác nhau, với khả năng giao tiếp từ xa khác nhau, Basecamp là một giải pháp đặc biệt thú vị.

Mua một sản phẩm như Basecamp có nghĩa là mua vào toàn bộ triết lý quản lý sản phẩm của nó. Nó thực sự hiệu quả với một số người và tắt những người khác. Nhưng nếu bạn đã sẵn sàng cho một giải pháp toàn diện, thì việc dành thời gian tìm hiểu Basecamp sẽ dạy cho bạn rất nhiều điều về những gì phù hợp với tổ chức của bạn và những gì không.

Định giá
$ 99 mỗi tháng cho người dùng và dự án không giới hạn.

Tyler Fisher là phó giám đốc công nghệ, tại Tin tức chất xúc tác . Có thể liên hệ với anh ấy tại tyler@newscatalyst.org và trên Twitter tại @tylrfishr .

Heather Bryant là phó giám đốc phụ trách sản phẩm tại Tin tức chất xúc tác . Có thể liên hệ với cô ấy tại heather@newscatalyst.org và trên Twitter tại @hbcompass .

News Catalyst giúp các tổ chức tin tức chuyển mình thành các doanh nghiệp kỹ thuật số bền vững.