Cách các nhà báo có thể sử dụng Excel để sắp xếp dữ liệu cho các câu chuyện

Ngày càng có nhiều phóng viên chuyển sang sử dụng Microsoft Excel - hoặc các chương trình bảng tính tương tự như Apple's Numbers - để nâng cao báo cáo của họ. Họ đang sử dụng bảng tính để theo dõi ngân sách thành phố, thống kê bóng chày, tài chính chiến dịch và dữ liệu bệnh viện.

Nếu bạn chưa sử dụng bảng tính, thật khó để biết bắt đầu từ đâu. Trong phần này, tôi sẽ đưa ra một số hướng dẫn cho các nhà báo muốn sử dụng Excel nhưng có ít kinh nghiệm với nó.

Công thức đơn giản

Chương trình bảng tính được thiết lập dưới dạng bảng các ô, sắp xếp theo cột dọc (mỗi ô được gán một chữ cái) và hàng ngang (mỗi ô được gán một số). Giao điểm của bất kỳ cột và hàng nào là một ô. Vì vậy, cột A và hàng 1 dẫn đến ô A1.

Một trong những lợi ích lớn nhất của bảng tính là khả năng kết hợp các ô để tạo dữ liệu mới. Chúng tôi thực hiện điều này thông qua các công thức.

Giả sử ô A1 có giá trị là 6 và ô B1 có giá trị là 2. Chúng ta có thể thực hiện phép toán trên các ô này. Trong ô C1, chúng ta có thể nhập dấu bằng (điều này cho biết ô chúng ta đang viết công thức), sau đó chọn ô A1, nhập dấu cộng và chọn ô B2. Nhấn trả về và bạn sẽ thấy giá trị của ô C1 bây giờ bằng 8.

Vì vậy, điều này…

… Trở thành cái này:

Nếu bạn thay đổi công thức trong ô C1 thành “= A1-B1”…

… Giá trị của C1 sẽ thay đổi thành 4.

Tương tự, nếu công thức được thay đổi thành “= A1 / B1”…

… Giá trị của C1 sẽ trở thành 3.

Và nếu công thức được thay đổi thành “= A1 * B1”…

… Giá trị của C1 sẽ trở thành 12.

Nếu bạn thay đổi các giá trị của A1 hoặc B1, kết quả của công thức trong C1 sẽ thay đổi tương ứng.

Trong các ví dụ trên, bảng tính giả định rằng các kiểu dữ liệu trong A1 và B1 là số. Nhưng đôi khi, các ô chứa các loại dữ liệu khác.

Loại dữ liệu

Các ô có thể chứa văn bản (còn được gọi là chuỗi), tỷ lệ phần trăm, ngày tháng, khoảng thời gian, đơn vị tiền tệ và hơn thế nữa.

Hãy tưởng tượng nếu chúng ta thay đổi loại ô của A1 và B1 từ “số” thành “văn bản”. Đối với người mới bắt đầu, Excel sẽ không thể làm toán trên các ô đó nữa. Nhưng điều đó không có nghĩa là Excel không thể thực hiện các công thức với các ô đó. Ví dụ: bạn vẫn có thể “thêm” A1 vào B1. Bạn sẽ sử dụng công thức tương tự như trên, nhưng thay đổi + thành &. Sau đó, thay vì nhận được '8', bạn sẽ nhận được '62'. Đó là bởi vì Excel hiện “ nối ' các tế bào.

Vì vậy, điều này…

… Trở thành cái này:

Điều này có thể hữu ích, chẳng hạn, nếu bạn có các số điện thoại bị chia nhỏ bởi các bộ phận thành phần của chúng và muốn thêm chúng lại với nhau. Bạn có thể có một cột mã vùng, một cột trao đổi và một cột số dòng, có thể giống như sau:

Rõ ràng, chúng tôi không muốn 'cộng' những con số này lại với nhau. Chúng tôi muốn nối chúng để tạo ra một số điện thoại. Và, chúng tôi cũng muốn đưa các ký tự mới vào công thức này. Chúng tôi muốn định dạng số điện thoại của mình trông giống như sau:

(202) 543-1001

Để làm điều này, chúng ta cần chèn văn bản khác vào công thức của mình. Để thêm các ký tự khác, chúng tôi đặt chúng bằng dấu ngoặc kép và đặt chúng bằng dấu và. Ví dụ, trong ô D1, chúng tôi sẽ viết:

= ”(“ & A1 & ”)“ & B1 & ”-“ C1 như được thấy ở đây:

Để kéo dài công thức đó xuống cột, hãy sao chép ô D1 và dán nó vào các ô khác. Excel đủ thông minh để tự động thay đổi A1, B1 và ​​C1 thành A2, B2 và C2 và xuống dòng, dẫn đến điều này:

Các loại dữ liệu khác mà Excel có thể xử lý bao gồm:

• ngày
• Thời lượng
• Phần trăm
• Tiền tệ
• Phân số
• Ký hiệu khoa học

Bằng cách chỉ định trong Excel loại dữ liệu mà một ô chứa, bạn có thể kiểm soát cách thông tin được hiển thị và bạn có thể thao tác đúng thông tin đó. Ví dụ: nếu bạn có một ô chứa 12/25/2011 và bạn yêu cầu Excel phân tích cú pháp trường đó dưới dạng ngày, thì Excel có thể hiển thị ngày 25 tháng 12 năm 2011 hoặc ngày 25 tháng 12 năm 2011 hoặc theo cách bạn muốn.

Tương tự như vậy, nếu bạn thêm “7” vào ngày 25 tháng 12 năm 2011, bạn sẽ nhận được kết quả mong đợi là ngày 2 tháng 1 năm 2012. Nhưng điều đó sẽ chỉ xảy ra nếu bạn chỉ định loại dữ liệu. Để làm điều đó, hãy chọn các ô bạn muốn chỉ định, nhấp vào menu Định dạng và chọn “Ô”. Bạn không chỉ có thể chỉ định loại trường mà còn có thể cung cấp định dạng cho các trường.

Tách các cột

Đôi khi bạn có một bảng tính nơi dữ liệu được kết hợp, nhưng bạn muốn nó được tách biệt. Một tình huống phổ biến liên quan đến tên.

Hãy tưởng tượng một cột tên trông như thế này:

Có lẽ bạn muốn tách tên thành hai cột: họ và tên.

Để làm điều đó, bạn chọn cột, chuyển đến menu Dữ liệu và chọn “Văn bản thành cột”. (Phương pháp xử lý có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn. Các hướng dẫn này dành cho Excel 2008 dành cho Mac.) Bạn sẽ có tùy chọn chọn chiều rộng cố định (nghĩa là, một số ký tự nhất định) hoặc một dấu phân cách cụ thể, chẳng hạn như dưới dạng dấu cách, tab, dấu phẩy, dấu chấm phẩy hoặc dấu phân cách do bạn chọn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn “Không gian” và nhấp vào “Hoàn tất”.

Sau đó, bạn sẽ kết thúc với những điều sau:

Sử dụng tiêu đề

Theo dõi tất cả các cột của bạn có thể là một thách thức. Để giúp giữ cho bản thân tỉnh táo, bạn có thể tạo một hàng tiêu đề có tiêu đề cho mỗi cột. Chỉ cần chèn một hàng mới ở đầu tài liệu của bạn. Sau đó, bạn có thể đặt tên cho từng cột trong hàng tiêu đề đó.

Tuy nhiên, nếu bảng tính của bạn có nhiều hàng, cuộn xuống có nghĩa là bạn mất hàng tiêu đề. Để khắc phục điều này, bạn có thể 'khóa' hàng tiêu đề của mình. Phương pháp này hơi không trực quan. Bạn chọn hàng xinh đẹp w hàng tiêu đề (hoặc các hàng), sau đó đi tới menu Cửa sổ và chọn “Ngăn xếp cố định”. (Lưu ý, điều này chỉ hoạt động trong chế độ xem 'Bình thường'.)

Giờ đây, khi bạn cuộn qua tài liệu của mình, hàng tiêu đề của bạn vẫn ở nguyên vị trí, giúp bạn dễ dàng biết được những gì bạn đang xem:

Điều này cũng hoạt động cho các cột.

Sắp xếp và lọc

Bây giờ bạn đã có hàng tiêu đề, bạn có thể dễ dàng lọc và sắp xếp dữ liệu của mình.

Nếu bạn nhấp vào một cột và chọn một trong các nút sắp xếp trên thanh công cụ, toàn bộ bảng tính sẽ sắp xếp lại, bao gồm cả hàng tiêu đề của bạn. Đây là một vấn đề. Để sắp xếp dữ liệu nhưng vẫn duy trì hàng tiêu đề của bạn, hãy chuyển đến menu Dữ liệu và chọn “Sắp xếp”. Ở đó, bạn sẽ có khả năng chọn thứ tự sắp xếp của mình. Ở cuối cửa sổ, bạn có thể cho Excel biết rằng bạn có hàng tiêu đề mà chương trình sẽ giữ nguyên ở hàng đầu tiên.

Một cách thậm chí còn dễ dàng hơn yêu cầu một bước trung gian. Chuyển đến menu Dữ liệu và chọn “Bộ lọc”, sau đó chọn “Bộ lọc tự động”. Làm như vậy sẽ thêm các mũi tên nhỏ vào các ô tiêu đề của bạn. Từ các mũi tên này, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp cột và thậm chí tạo bộ lọc, như được thấy ở đây:

Ví dụ: bằng cách chọn “Bộ lọc tùy chỉnh”, chúng tôi có thể lọc cột C (họ của các tổng thống) để chỉ hiển thị những hàng có họ chứa chữ cái “o”. Sau khi nhấp vào OK, bạn sẽ thấy John Adams biến mất khỏi danh sách.

Để đưa anh ta trở lại, chỉ cần nhấp vào mũi tên tiêu đề trong cột đó và chọn “Hiển thị tất cả”.

bảng xoay

Bây giờ bạn đã thành thạo một số cách cơ bản để thao tác và sắp xếp dữ liệu của mình, hãy cùng khám phá ngắn gọn một trong những công cụ mạnh mẽ nhất trong Excel: bảng tổng hợp. Bảng tổng hợp giúp dễ dàng thực hiện phân tích dữ liệu có trong bảng tính.

Đối với bài tập này, tôi sẽ sử dụng một bảng tính liệt kê các khoản đóng góp cho các thành viên của Quốc hội. Mỗi đóng góp được chỉ định một danh mục. Vì vậy, bảng tính này có hai cột: 'Số tiền đóng góp' và 'loại đóng góp':

Giả sử tôi muốn thêm tất cả các đóng góp theo danh mục. Để thực hiện việc này, tôi sẽ khởi chạy bảng tổng hợp bằng cách chuyển đến menu Dữ liệu và chọn “Báo cáo bảng tổng hợp…”

Trong hộp thoại hiện ra, bạn sẽ được yêu cầu xác định nguồn dữ liệu mà bạn muốn phân tích. Chúng tôi sẽ chọn “Danh sách hoặc cơ sở dữ liệu Microsoft Excel”. Sau đó, chúng tôi sẽ được yêu cầu xác định phạm vi ô của dữ liệu mà chúng tôi muốn sử dụng. Nó sẽ mặc định cho toàn bộ bảng tính, nhưng nếu bạn chỉ muốn sử dụng một phần dữ liệu, bạn có thể chọn một phần của bảng tính mà bạn muốn sử dụng. Chúng tôi sẽ dựa vào giá trị mặc định.

Sau đó, trình hướng dẫn bảng tổng hợp sẽ hỏi bạn có muốn bảng trong một trang tính mới hay không. Bạn có thể nói có. Sau đó, bạn sẽ có một bảng và một bảng màu nổi trông như thế này:

Excel mong bạn kéo và thả các nhãn tiêu đề trong bảng màu nổi vào vị trí thích hợp trong bảng.

Bây giờ, chúng tôi muốn thêm các đóng góp theo danh mục. Để thực hiện việc này, chúng tôi sẽ kéo 'loại đóng góp' vào phần ngoài cùng bên trái của bảng, nơi có nội dung 'Thả các trường hàng vào đây'. Sau đó, chúng tôi sẽ thả “số tiền” vào khu vực chính của bảng, nơi có nội dung “Bỏ các mục dữ liệu vào đây”.

Bảng kết quả sẽ tự động cộng số lượng theo danh mục. Ví dụ, chúng ta có thể thấy rằng có hai loại đóng góp, “chi phí danh dự” và “chi phí hội họp”. Tổng số tiền cho mỗi lần tương ứng là 69.059.752,99 đô la và 8.787.082,93 đô la, như được thấy ở đây:

Nhưng, có thể chúng ta không muốn tổng. Có thể chúng tôi muốn xem những đóng góp trung bình cho mỗi danh mục. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng “Cài đặt trường” trong bảng màu nổi (đó là bảng có chữ “i” màu xanh lam) và thay đổi tóm tắt thành “Trung bình”.

Bây giờ, bạn sẽ thấy rằng chi phí danh dự trung bình là 11.563,92 đô la và chi phí họp trung bình là 7.149,78 đô la, như được thấy ở đây:

Hoặc, chúng tôi có thể đếm số lượng đóng góp theo từng hạng mục. Nhấp lại vào biểu tượng “Cài đặt trường” và sau đó chọn “Đếm”.

Ban đầu, bảng tổng hợp không trực quan, nhưng khi bạn hiểu rõ về chúng, chúng sẽ trở thành công cụ không thể thiếu để phân tích nhanh dữ liệu trong bảng tính của bạn.

Excel (và các chương trình bảng tính khác) là công cụ mạnh mẽ và là một phần có giá trị trong kho vũ khí kỹ thuật số của phóng viên. Mặc dù hướng dẫn này không có nghĩa là đầy đủ, nhưng nó sẽ cho phép bạn đào sâu vào bảng tính tiếp theo mà bạn nhận được mà không sợ hãi.

Câu chuyện này là một phần của một Poynter Tin tặc / Tin tặc loạt phim có Làm thế nào để tập trung vào những gì các nhà báo có thể học hỏi từ các xu hướng mới nổi trong công nghệ và các công cụ công nghệ mới.